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Se você se sente desorganizado você precisa ler isso
Atualizado: 21 de fev. de 2022
Você já tentou se organizar e acabou ainda mais desorganizado e agoniado do que antes?
Já tentou listar tarefas, anotar em sua área de trabalho, criar notas no celular, usar inúmeras ferramentas de produtividade e gestão de tempo?
É frustrante, porque você chega no fim de um dia ou de uma semana de trabalho e não sabe onde foi parar seu tempo, não sabe quais tarefas realizou com clareza e precisão…
Você vive esquecendo as coisas que outros te pediram ou que você prometeu?
Talvez você se identifique com uma ou duas coisas dos casos acima. Ou até com todas…
Pois é, você não está sozinho!
Já passei por isso e já testei várias ferramentas, vários métodos e várias formas de me organizar e sempre me parecia algo impossível!
Então, depois de muitas indas e vindas, passando por softwares, agendas físicas e virtuais, caderninhos, cheguei em algo que funcionou muito bem e continuo utilizando até hoje.
A ferramenta que estou pra lhe apresentar, é baseada em um método de produtividade chamado GTD (Getting Things Done – do livro A Arte de Fazer Acontecer de David Allen).
É importante utilizar a ferramenta de uma forma que faça sentido, por isso é essencial saber qual o método utilizado. Recomendo que você pesquise mais sobre o método GTD…
Mas vamos ao que interessa nesse momento, que é a ferramenta.
A Ferramenta
O Todoist me salvou… Uma ferramenta gratuita que mudou minha vida.
Isso não é um exagero, porque eu estava perdido, frustrado, estressado e com a minha reputação comprometida no trabalho e em casa.
Assim que eu aprendi e comecei a utilizar ele, eu senti uma leveza, uma plenitude indescritível!
Tudo é muito fácil de ser registrado dentro do Todoist.
A solução é cheia de atalhos e gatilhos que vão facilitar o registro da sua lista de tarefas de uma maneira que você nem imagina!
A seguir, vou te contar um pouco sobre como começar sua jornada com o programa.
Como começar
Temos que combinar uma coisa:
Nem todas as soluções funcionam da mesma forma pra todas as pessoas.
Por isso eu vou compartilhar como o Todoist funciona pra mim.
A dica é começar simples.
Reúna tudo que você tem pra fazer, desde o quê está na sua mente até aqueles “papeizinhos”, anotações, post-its, notas, tudo!
O próximo passo é anotar tudo dentro do Todoist.
Então você passa a ter uma única lista de tudo que você precisa fazer.
Organizando
Agora é só organizar as tarefas por projetos. A sugestão é começar com apenas dois: “Pessoal” e “Trabalho”.
Classifique sua grande lista de tarefas nessas duas esferas.
Agora se pergunte o seguinte:
“Quais tarefas dessa lista são recorrentes? Isto é, quais delas vão se repetir a cada x dias/semanas/meses? E as que não vão se repetir, quando eu tenho que pensar nelas”
Então programe essas tarefas de acordo com essa ideia acima. [DICA 1] Utilize os gatilhos de recorrência, como “todo dia”, “toda semana”, “toda quarta”, “todo dia de semana”, “todo dia 25”, entre outros que a solução oferece.
Isso vai te ajudar muito!
O ideal é sempre programar uma tarefa para o dia que você precisa pensar nela.
Se você tem uma reunião no dia 15, programe uma tarefa “Se preparar para a reunião” no dia 12, ou quantos dias de antecedência você achar necessário.
E também anote a tarefa da reunião para o dia da reunião, pois, afinal de contas, ela também é uma tarefa.
Próximos Passos
Se você já estiver pensando o seguinte:
“Estou avançando com o programa. Eu já consigo organizar as minhas tarefas a serem feitas dos próximos dias e já não tenho mais tantas “dores de estômago” por causa da desorganização.”
Então você já está pronto para dar os próximos passos.
Daqui em diante, você pode começar a se organizar ainda mais, com algumas práticas mais avançadas, como:
Dividir sua tarefas em projetos mais específicos;
Fazer agendamentos mais precisos;
Utilizar cores para diferenciar os projetos;
Dar prioridades diferentes em cada tarefa;
Convidar pessoas para um projeto e utilizar a solução em conjunto com seu time;
Configurar as integrações com outros programas.
Esses passos são muito particulares de cada pessoa, por isso é importante investigar a ferramenta e descobrir se eles fazem sentido pra você e suas atividades.
Questione onde mais o Todoist pode te ajudar, quais são as suas maiores dores, os maiores desafios do seu controle de tarefas e da sua gestão de tempo.
[Bônus 1] Leve pra onde você estiver
A solução funciona como um assistente para a sua mente.
É claro que a maioria das pessoas não é muito fã de levar trabalho pra casa, já que isso pode desequilibrar a sua vida pessoal e profissional.
Mas ter o Todoist no seu Smartphone é muito recomendado, pois você pode até esquecer a sua agenda, seu caderninho, mas o seu celular está sempre com você.
Por isso é muito vantajoso ter o aplicativo pronto para receber uma nova tarefa em qualquer lugar que você estiver.
Afinal, é melhor você anotar a tarefa e tirar ela da sua mente para poder focar no momento que você está vivendo do que estar pensando nela o tempo inteiro com medo de esquecê-la.
[Bônus 2] Lembretes
O Todoist só possui a função de lembretes na versão paga, mas isso pode ser contornado!
Na parte de integrações da ferramenta você pode sincronizar sua lista de tarefas com o Google Agenda.
Assim os lembretes das suas tarefas com horários definidos serão exibidos na sua Agenda do Google. Funciona muito bem!
Pra encerrar
Cada pessoa funciona de uma forma específica.
Apesar disso, todos gostam de se sentir tranquilos, calmos, leves, plenos, focados, realizados.
O Todoist é um dos caminhos que pode te levar até estes resultados.
Mas não se engane. Passar todas as suas tarefas para dentro dele e abandoná-lo não vai te ajudar em quase nada.
O grande segredo é a consistência.
Imagine se você tivesse uma secretária que faz toda a sua programação da semana, do mês e de cada dia, agendando cada tarefa que você tem pra fazer em cada momento do seu dia, incluindo as tarefas particulares.
Se você simplesmente ignorar todo o trabalho da sua secretária e viver por conta própria, ela será completamente dispensável, certo?
Assim é o Todoist, caso você o ignore.
Então tenha paciência pra fazer ele funcionar e desfrute o aumento do seu desempenho em tudo que você realizar!